如果你是一个小团队的外贸人，每天靠邮件和Excel跟进客户，客户多了就容易丢单、跟进不及时、不知道谁在哪个阶段——这篇文章就是为你写的。
读完这篇，你能在7天内搭出一个轻量但有效的外贸CRM流程，覆盖从线索进来、到成交的全阶段，设置关键信息字段，并加入自动化提醒，让团队少出错、不漏单。不需要懂技术，也不用花大钱买系统。
先搭骨架：把客户旅程切成4个阶段
别一上来就想着“我要一个完美的CRM”。先做最小闭环：把客户从陌生到成交的过程，切成4个清晰阶段。每个阶段只关注“下一步该做什么”。
- 线索（Lead）：刚接触的客户，可能是展会名片、官网留言、社媒私信。此时只需记录来源和初步意向。
- 合格线索（Qualified Lead）：对方有明确需求、预算或采购时间。这是销售介入的信号。
- 商机（Opportunity）：已报价或样品阶段，有成交可能。需要跟踪报价状态、客户反馈。
- 成交（Won）：合同签署或付款完成。归档并触发后续服务流程。
建议：在Excel或免费CRM工具（如HubSpot、Zoho）中创建这4列，作为你的“销售管道”。
填关键字段：只留必要信息，别堆无用数据
字段太多会让人懒得填。只保留影响决策的“关键字段”，其他信息放备注里。
- 客户名称 + 联系人职位：避免只写“张先生”，写成“ABC公司 - 采购经理 张伟”。
- 来源渠道：官网、展会、LinkedIn、Google Ads（SEM：搜索引擎营销）、邮件营销等。便于后期分析哪个渠道有效。
- 需求产品与数量：客户要什么？MOQ（最小起订量）是否接受？
- 预计采购时间：下个月？Q2？还是“还在评估”？
- 最后跟进日期 + 下次跟进提醒：这是防止漏单的核心。
- 报价状态：未报价 / 已报价 / 客户反馈中 / 已拒绝。
提示：首次出现术语如SEM（搜索引擎营销）、CTR（点击率）、CPC（每次点击成本）、CPA（每次获客成本）、ROAS（广告支出回报率）时，我们会用括号解释。但本流程不依赖这些指标，小团队先聚焦“有没有跟进”，而不是“花了多少钱”。
加自动化提醒：让系统替你“催”团队
人工提醒容易忘。用简单规则让系统自动提醒：
- 如果客户在“合格线索”阶段超过7天未跟进 → 自动发邮件提醒负责人。
- 如果报价后3天无客户回复 → 提醒销售主动询问。
- 如果客户进入“商机”阶段 → 自动创建待办任务：“准备样品清单”。
工具建议：用Zoho CRM免费版或HubSpot Sales Hub免费版，都支持基础自动化规则。Excel也可通过条件格式+日历提醒实现，但效率较低。
7天落地检查清单
照着下面7步，一周内跑通你的最小CRM流程：
- 第1天：确定4个阶段名称，在工具中创建对应列或状态。
- 第2天：列出上述6个关键字段，添加到表单或表格中。
- 第3天：导入现有客户数据，按阶段分类（哪怕粗略）。
- 第4天：设置“最后跟进日期”和“下次跟进提醒”字段。
- 第5天：配置1-2条自动化提醒规则（如7天未跟进提醒）。
- 第6天：团队培训：每人每天花5分钟更新客户状态。
- 第7天：复盘：检查是否有客户卡在某一阶段超10天？调整字段或提醒规则。
FAQ
小团队有必要用CRM吗？Excel不行吗？
Excel可以起步，但无法自动提醒、难协作、易出错。当客户超过50个，建议用免费CRM工具。关键是流程，不是工具。
如何判断一个线索是否“合格”？
看三点：是否有明确需求产品？是否有预算或采购计划？是否愿意进一步沟通？三者满足其二，即可标记为合格线索。
自动化会不会太复杂？我不会设置怎么办？
不会。Zoho或HubSpot的自动化设置像填表单：选“如果…就…”规则即可。例如：“如果阶段=合格线索 且 最后跟进>7天 → 发邮件给负责人”。
客户拒绝报价后，还要继续跟进吗？
可以标记为“已拒绝”，但保留在系统中。6-12个月后，产品更新或客户有新需求时，可重新激活。避免彻底删除。
如何避免销售忘记更新状态？
每天早会花2分钟同步：“昨天新增了几个线索？谁需要今天跟进？” 把更新状态变成习惯，而非额外负担。
这个流程能帮我提高转化率吗？
不能直接提高，但能减少漏单和跟进断层。转化（指客户从线索变为成交的比例）的提升，靠的是产品、报价和服务，而CRM确保你不错过每一个机会。