跨时区沟通的问题不在英语，而在“信息一致性”。同一件事说了三遍还做错，往往是因为：时区没对齐、责任人不清、关键参数没落到书面。

会议安排：先把时区写死

  • 邀请里同时写客户时区 + 你的时区，例如：10:00 AM (GMT+1) / 4:00 PM (GMT+8)。
  • 避免只写“10:00”，尤其在夏令时期间。
  • 重要会议提前24小时再确认一次时间与议程。

会后纪要模板（可复制）

Meeting Summary

  • Date & Time: XXX (GMT+X)
  • Attendees: XXX
  • Goal: XXX

Decisions

  • Spec: XXX
  • Quantity: XXX
  • Incoterms: XXX
  • Payment: XXX

Action Items

  • Buyer: XXX, due by XXX
  • Seller: XXX, due by XXX

二次确认机制：把“关键点”单独列出来

对方回复“OK”不代表理解一致。建议把关键点用编号列出，要求对方逐条确认。尤其是型号、数量、交期、付款、条款。

FAQ

客户总改时间，怎么办？

把会议变成“可异步推进”：先发议程与问题清单，让客户即使改期也能先回答关键问题；同时用纪要把信息固化。

纪要发出去客户不回怎么办？

在邮件里明确：“If no objections within 24 hours, we will proceed based on the above.” 让流程可推进。

哪些内容一定要书面确认？

报价相关（价格/条款/有效期）、交付相关（交期/包装/验货）、付款相关（节点/方式）必须书面确认。