很多外貿新人一開始最怕“單據”。客戶一問 PI、出貨又要 CI 和 PL，腦子馬上打結。其實這三份文件邏輯很簡單：談單階段一份，出貨階段兩份。
先記一句話
PI 是“談單確認”，CI 是“結算依據”，PL 是“裝箱說明”。
你把這個順序記住，後面就不會亂。
PI（形式發票）什麼時候用
PI 通常出現在客戶決定採購前後。它的作用不是清關，而是把交易條件寫清楚，讓雙方對價格、數量、交期有一致理解。
PI 重點看 4 項：產品描述、單價和總價、付款方式、交期。任何一項模糊，後面都可能扯皮。
CI（商業發票）是給誰看的
CI 是正式結算文件，銀行、報關、客戶財務都會看。它必須和實際出貨一致，金額、幣種、抬頭不要出錯。
常見問題是：沿用 PI 沒改細節，導致 CI 與實際不符。這個錯誤很常見，也很耽誤事。
PL（裝箱單）爲什麼重要
PL 看起來只是“箱子明細”，但它關係到倉庫收貨、海關查驗和客戶點貨效率。
每箱毛重淨重、箱規、件數、嘜頭這些細節，一旦不準，客戶收貨現場會很被動。
最常見的 5 個錯誤
- PI 寫了模糊交期，沒有明確到周或日期。
- CI 抬頭和客戶付款主體不一致。
- CI 金額與合同或實際不一致。
- PL 的箱數和提單信息對不上。
- 產品名稱寫得太寬泛，影響清關判斷。
新手可直接用的檢查順序
- 先覈對客戶抬頭與地址是否完全一致。
- 覈對產品名、型號、數量、單價。
- 覈對總金額、幣種、付款條款。
- 覈對包裝信息和嘜頭。
- 最後再對一遍交期和運輸方式。
單據工作不難，難的是“每次都認真核對”。你只要把流程標準化，出錯率會迅速下降，客戶對你的信任也會慢慢建立起來。