如果你每天收到一堆RFQ（Request for Quotation，詢價單），但回覆後經常石沉大海，這篇文章就是爲你寫的。適合剛入行的外貿業務員、運營新手，或者想優化現有回覆流程的老闆。讀完你會知道：怎麼在3分鐘內寫出一封能換來客戶回覆的郵件，以及爲什麼你的郵件總被忽略。

先確認需求：別急着發報價單

很多人一收到RFQ，第一反應是“趕緊把報價單和公司介紹發過去”。但客戶可能連你的產品是幹什麼的都沒搞清。

高回覆率郵件的第一步，是先確認客戶到底需要什麼。比如，客戶說“要1000個LED燈”，你得問清楚：

  • 是家用還是工業用？（電壓、防水等級不同）
  • 要白光還是暖光？
  • 有沒有認證要求？（比如CE、RoHS）

這些問題不是“額外工作”，而是幫你過濾掉不匹配的客戶。真正有需求的客戶會願意花時間回答，而只想比價的客戶自然會流失。

提關鍵問題：把主動權拿回來

別讓客戶覺得你只是個“報價機器”。在郵件裏提2-3個關鍵問題，能立刻顯得你專業。

比如：

  • “您提到的‘高亮度’是指流明值在多少以上？我們有3000lm和5000lm兩種型號，需要確認哪種更適合您的場景。”
  • “您計劃什麼時候開始生產？這會影響我們能否安排加急備料。”

這些問題有兩個作用：

  1. 讓客戶覺得你懂行，不是隨便發個模板。
  2. 幫你判斷這個客戶是否值得跟進（比如時間太緊、預算太低）。

記住：提問不是“求客戶給機會”，而是“篩選合適客戶”。

給下一步：別讓對話斷掉

郵件結尾不能只說“期待回覆”。你得明確告訴客戶下一步做什麼。

常見做法：

  • “如果您確認參數，我們可以在24小時內提供正式報價和樣品安排。”
  • “附件是我們的產品手冊（含認證信息），您可以直接轉發給技術部門參考。”
  • “如果您需要，我可以安排一次15分鐘的電話會議，幫您梳理技術細節。”

這樣寫，客戶知道“接下來該幹嘛”，回覆率自然提高。

郵件結構模板：直接替換，不用重寫

下面是一個可替換的模板，你可以直接複製，填上你的信息：

主題：Re: RFQ for [產品名稱] – 參數確認與下一步建議

尊敬的[客戶姓名]，

感謝您聯繫我方關於[產品名稱]的詢價。

爲確保我們提供的方案完全符合您的需求，有幾個關鍵點需要確認：
1. [問題1，比如：您提到的“耐高溫”是指長期工作溫度在多少度以上？]
2. [問題2，比如：您計劃用於室內還是戶外？是否需要防水？]
3. [問題3，比如：您是否有認證要求，如CE、UL等？]

根據初步信息，我們推薦[產品A]（參數：XXX），它[簡要說明優勢，比如：已通過IP67防水測試，適合戶外使用]。

下一步建議：
- 如果您確認以上參數，我們可在24小時內提供正式報價（含CIF/FOB價格）。
- 附件是產品手冊（含認證信息），供您參考。
- 如需進一步溝通，我可安排一次電話會議（15分鐘）。

期待您的反饋。

此致
敬禮
[你的名字]
[公司名稱]
[聯繫方式]

常見雷區：這些錯誤別犯

下面是回覆RFQ時最常見的錯誤，檢查一下你有沒有中招：

  • 一上來就發報價單：客戶還沒確認需求，報價等於白給。
  • 郵件太長，全是文字：客戶沒耐心看，建議分點列出，關鍵句加粗。
  • 不提下一步：客戶不知道“接下來該幹嘛”，對話就斷了。
  • 附件太多：只發必要的，比如產品手冊、認證文件，別把整個公司資料庫塞進去。
  • 忽略客戶背景：如果客戶來自德國，記得提CE認證；來自中東，注意電壓是220V還是110V。

檢查清單：發郵件前快速覈對

在點擊“發送”前，用這個清單快速檢查：

  • □ 郵件主題包含產品名稱和“RFQ”或“詢價”關鍵詞（方便客戶搜索）
  • □ 開頭稱呼客戶姓名，不是“Dear Sir/Madam”
  • □ 提出了2-3個關鍵問題（確認需求）
  • □ 推薦了具體產品或型號（不是泛泛而談）
  • □ 明確給出下一步（報價、電話、樣品等）
  • □ 附件不超過2個，且命名清晰（如“LED燈_產品手冊_2025.pdf”）
  • □ 郵件長度控制在200字以內（手機也能輕鬆讀完）

FAQ

客戶不回覆我的郵件，是不是沒戲了？

不一定。常見原因是客戶還在比價，或者內部流程沒走完。建議3-5天后發一封簡短跟進郵件，比如：“想確認您是否已收到我們的方案，是否需要進一步信息？” 通常能激活一部分客戶。

要不要在郵件裏放價格？

如果客戶明確問“價格多少”，可以放一個區間（如“USD 5.5-7.0/unit，視具體參數而定”）。但不要直接放詳細報價單，除非客戶確認了技術參數。

模板能用多久？會不會顯得不真誠？

模板是“骨架”，內容要“換肉”。每次根據客戶RFQ裏的關鍵詞調整問題和建議，比如客戶提“防水”，你就強調IP等級；客戶提“節能”，你就提能效認證。這樣既高效又真誠。

郵件發出去，客戶直接轉發給其他供應商，怎麼辦？

這是正常現象。你的目標是讓客戶覺得你比其他人更專業、更懂需求。只要你在郵件裏展示了技術理解和服務態度，即使客戶比價，最後也會優先考慮你。

要不要在郵件里加“限時優惠”？

不建議。B2B客戶更看重長期合作和穩定性，不是短期促銷。你可以提“加急備料”或“優先排產”，但別用“限時折扣”這種B2C話術。

郵件被放進垃圾箱了，怎麼辦？

常見原因是：主題含“免費”“優惠”等詞，或附件太大。建議：主題寫“Re: RFQ for [產品]”，附件控制在5MB以內，正文用純文本（不要用花哨格式）。

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