小團隊也能用的外貿CRM流程：階段、字段、自動化，7天搭起來

如果你是一個小團隊的外貿人，每天靠郵件和Excel跟進客戶，客戶多了就容易丟單、跟進不及時、不知道誰在哪個階段——這篇文章就是爲你寫的。

讀完這篇，你能在7天內搭出一個輕量但有效的外貿CRM流程，覆蓋從線索進來、到成交的全階段，設置關鍵信息字段，並加入自動化提醒，讓團隊少出錯、不漏單。不需要懂技術，也不用花大錢買系統。

先搭骨架：把客戶旅程切成4個階段

別一上來就想着“我要一個完美的CRM”。先做最小閉環：把客戶從陌生到成交的過程，切成4個清晰階段。每個階段只關注“下一步該做什麼”。

• 線索（Lead）：剛接觸的客戶，可能是展會名片、官網留言、社媒私信。此時只需記錄來源和初步意向。
• 合格線索（Qualified Lead）：對方有明確需求、預算或採購時間。這是銷售介入的信號。
• 商機（Opportunity）：已報價或樣品階段，有成交可能。需要跟蹤報價狀態、客戶反饋。
• 成交（Won）：合同簽署或付款完成。歸檔並觸發後續服務流程。

建議：在Excel或免費CRM工具（如HubSpot、Zoho）中創建這4列，作爲你的“銷售管道”。

填關鍵字段：只留必要信息，別堆無用數據

字段太多會讓人懶得填。只保留影響決策的“關鍵字段”，其他信息放備註裏。

1. 客戶名稱 + 聯繫人職位：避免只寫“張先生”，寫成“ABC公司 - 採購經理 張偉”。
2. 來源渠道：官網、展會、LinkedIn、Google Ads（SEM：搜索引擎營銷）、郵件營銷等。便於後期分析哪個渠道有效。
3. 需求產品與數量：客戶要什麼？MOQ（最小起訂量）是否接受？
4. 預計採購時間：下個月？Q2？還是“還在評估”？
5. 最後跟進日期 + 下次跟進提醒：這是防止漏單的核心。
6. 報價狀態：未報價 / 已報價 / 客戶反饋中 / 已拒絕。

提示：首次出現術語如SEM（搜索引擎營銷）、CTR（點擊率）、CPC（每次點擊成本）、CPA（每次獲客成本）、ROAS（廣告支出回報率）時，我們會用括號解釋。但本流程不依賴這些指標，小團隊先聚焦“有沒有跟進”，而不是“花了多少錢”。

加自動化提醒：讓系統替你“催”團隊

人工提醒容易忘。用簡單規則讓系統自動提醒：

• 如果客戶在“合格線索”階段超過7天未跟進 → 自動發郵件提醒負責人。
• 如果報價後3天無客戶回覆 → 提醒銷售主動詢問。
• 如果客戶進入“商機”階段 → 自動創建待辦任務：“準備樣品清單”。

工具建議：用Zoho CRM免費版或HubSpot Sales Hub免費版，都支持基礎自動化規則。Excel也可通過條件格式+日曆提醒實現，但效率較低。

7天落地檢查清單

照着下面7步，一週內跑通你的最小CRM流程：

1. 第1天：確定4個階段名稱，在工具中創建對應列或狀態。
2. 第2天：列出上述6個關鍵字段，添加到表單或表格中。
3. 第3天：導入現有客戶數據，按階段分類（哪怕粗略）。
4. 第4天：設置“最後跟進日期”和“下次跟進提醒”字段。
5. 第5天：配置1-2條自動化提醒規則（如7天未跟進提醒）。
6. 第6天：團隊培訓：每人每天花5分鐘更新客戶狀態。
7. 第7天：覆盤：檢查是否有客戶卡在某一階段超10天？調整字段或提醒規則。

FAQ

小團隊有必要用CRM嗎？Excel不行嗎？

Excel可以起步，但無法自動提醒、難協作、易出錯。當客戶超過50個，建議用免費CRM工具。關鍵是流程，不是工具。

如何判斷一個線索是否“合格”？

看三點：是否有明確需求產品？是否有預算或採購計劃？是否願意進一步溝通？三者滿足其二，即可標記爲合格線索。

自動化會不會太複雜？我不會設置怎麼辦？

不會。Zoho或HubSpot的自動化設置像填表單：選“如果…就…”規則即可。例如：“如果階段=合格線索 且 最後跟進>7天 → 發郵件給負責人”。

客戶拒絕報價後，還要繼續跟進嗎？

可以標記爲“已拒絕”，但保留在系統中。6-12個月後，產品更新或客戶有新需求時，可重新激活。避免徹底刪除。

如何避免銷售忘記更新狀態？

每天早會花2分鐘同步：“昨天新增了幾個線索？誰需要今天跟進？” 把更新狀態變成習慣，而非額外負擔。

這個流程能幫我提高轉化率嗎？

不能直接提高，但能減少漏單和跟進斷層。轉化（指客戶從線索變爲成交的比例）的提升，靠的是產品、報價和服務，而CRM確保你不錯過每一個機會。