跨時區溝通的問題不在英語，而在“信息一致性”。同一件事說了三遍還做錯，往往是因爲：時區沒對齊、責任人不清、關鍵參數沒落到書面。

會議安排：先把時區寫死

  • 邀請裏同時寫客戶時區 + 你的時區，例如：10:00 AM (GMT+1) / 4:00 PM (GMT+8)。
  • 避免只寫“10:00”，尤其在夏令時期間。
  • 重要會議提前24小時再確認一次時間與議程。

會後紀要模板（可複製）

Meeting Summary

  • Date & Time: XXX (GMT+X)
  • Attendees: XXX
  • Goal: XXX

Decisions

  • Spec: XXX
  • Quantity: XXX
  • Incoterms: XXX
  • Payment: XXX

Action Items

  • Buyer: XXX, due by XXX
  • Seller: XXX, due by XXX

二次確認機制：把“關鍵點”單獨列出來

對方回覆“OK”不代表理解一致。建議把關鍵點用編號列出，要求對方逐條確認。尤其是型號、數量、交期、付款、條款。

FAQ

客戶總改時間，怎麼辦？

把會議變成“可異步推進”：先發議程與問題清單，讓客戶即使改期也能先回答關鍵問題；同時用紀要把信息固化。

紀要發出去客戶不回怎麼辦？

在郵件裏明確：“If no objections within 24 hours, we will proceed based on the above.” 讓流程可推進。

哪些內容一定要書面確認？

報價相關（價格/條款/有效期）、交付相關（交期/包裝/驗貨）、付款相關（節點/方式）必須書面確認。

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